會務管理解決方案

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隨著互聯網與信息、通訊技術的迅速發展,政府、企業和機構的會議召開已突破了傳統模式下同時、同地的制約,通過技術的手段將會議信息永久保留并加以利用,是會議管理所面臨的新的課題。

當今商務交流頻頻或是大型的政務系統等,因參會人員所在地域不同、會議組織類型不同等因素,給會務的組織管理加大了難度。會務管理系統從會議管理的實際問題出發,通過對管理理念與各種技術的結合,實現了各級單位全面的會議信息管理,在此系統平臺上,按照會議管理的規則和響應流程為主要依據,從會議前期的策劃或籌備階段(議程及日程安排,人員、物資、場地管理等),會議中期的會務管理(會議的開展、會中突發事件的控制等)和會議后期的評估總結管理,完成了對整個會議信息生命周期的記錄。

會議創建步驟:

  • 確定組織者,通過系統建立大的人員管理架構,把組織者進行數據準備。
  • 確定大議程,通過把整個大型會議分解成為多個大議程,安排好大議程的內容、地點、 時間、負責人(主要人員)等。
  • 計劃活動安排,通過日程的方式,把會議準備工作計劃安排,如:什么人負責什么時間前確定來賓、什么人負責什么時間前發送邀請函、什么人負責什么時間前訂酒店等。
  • 對輔助資源配置,對資源進行計劃配置,主要針對需要的資源及費用制定大約的安排。
  • 資源安排,確定車輛、會議場地、表演場地、酒店、餐廳等資源并錄入系統以備安排使用。
  • 人員管理,確定嘉賓和邀請人的信息資料并錄入系統。
  • 安排事項,事項安排是在大議程下面進行,每個大議程都有具體的事項,事項安排分為三種:議程正規事務安排、輔助事項安排(為正規事項的準備工作安排,如資料準備、領導嘉賓接送、保衛安全等工作)、其他安排(如娛樂休閑等安排)。
  • 會議結束,有管理員對會議的狀態進行修改,變為結束狀態。會議結束后的議程及內容安排不能再修改和增加,只能查看。
  • 后期跟進,對會議的領導嘉賓進行跟蹤和回訪,并記錄調查意見。